A elaboração e assinatura eletrônica de documentos pertinentes à Saúde e Segurança do Trabalho, bem como a guarda, foi considerada válida de acordo com a Portaria SEPREVT n°211/2019. Além da praticidade e segurança garantidas por esta decisão, a Portaria SEPREVT n°211/2019 configura-se como um grande avanço no cuidado e preservação do meio-ambiente, iniciativa que conta com todo o apoio do Grupo VOCÊ e, temos certeza, de nossos clientes também. Além disso, visto as mudanças que estão ocorrendo em uma escala mundial em decorrência do COVID-19, a tendência é que cada vez menos papel circule nos meios empresariais e de negócio.
Ficou determinado que a utilização da certificação digital no padrão de infraestrutura de Chaves Pública Brasileira (ICP – Brasil), normatizada por lei específica, é permitida para os documentos PCMSO; PPRA; PGR; PCMAT; PPR; ASO; PGSSMTR; AET; PRR; Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes; certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras; Laudos que fundamentam todos os documentos anteriormente mencionados, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade e demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 da CLT.
Os arquivos dos documentos listados acima deverão ser apresentados no formato PDF de qualidade padrão “PDF/A-1”, descrito na ABNT NBR ISO 19005-1, quando a Inspeção do Trabalho solicitar acesso aos mesmos. A partir de agora não será necessário se preocupar em manter o documento físico na empresa, ele poderá ser armazenado com muito mais facilidade através do compartilhamento de arquivos em nuvem (Google Drive, Dropbox, iCloud, One Drive, etc) ou de forma offline no celular ou computador dos responsáveis pela empresa.
A guarda em meio eletrônico dos documentos citados, assinados manualmente e anteriores à Portaria SEPREVT n°211/2019, também será considerada válida. No entanto, neste caso, o empregador deve manter os documentos físicos originais caso a Inspeção do Trabalho julgue necessário acessá-los também. Ou seja, além de ocupar espaço e amarelar com o tempo, a empresa deve se responsabilizar por manter o documento em local acessível e jamais se esquecer onde ele está, pois no caso de fiscalização trabalhista ele será de extrema importância.
A forma com a qual será realizada a elaboração, assinatura e guarda dos mencionados documentos é, inicialmente, facultativa, tornando-se obrigatória daqui há 05 anos para microempresas e microempreendedores individuais; 03 anos para empresas de pequeno porte e 02 anos para as demais.
Assinatura e guarda de documentos utilizando o meio eletrônico